#тайм-менеджмент

Ви не працюєте на повну: 7 головних помилок у тайм-менеджменті

Почуваєтеся обтяженим і втомленим, але водночас нічого не встигаєте, а результату обмаль? Швидше за все, ви не вмієте ефективно керувати своїм часом. Ми зібрали сім головних, на нашу думку, помилок у тайм-менеджменті, та поради, як їх уникнути й підвищити свою продуктивність

#1. Немає чіткого переліку справ

Хтось переконаний, що ведення календарів та складання таск-листів робочих справ на день, тиждень або місяць – зайва писанина, що потребує часу і жодним чином не впливає на продуктивність праці. Але це хибна думка. Адже організована людина за день встигає зробити набагато більше справ, ніж той, хто витрачає свій час на розпорошені випадкові завдання.

Розпорядок дня, чітко сформовані цілі, визначення часу, необхідного на виконання кожної справи, – усе це дисциплінує, дозволяє не відволікатися на другорядні речі, а відтак – встигнути зробити заплановані справи з максимальною продуктивністю.

Бізнес нерозривно пов’язаний із плануванням і систематизацією робочого часу. З огляду на власний досвід можу сказати, що систематично робити відмітки в календарі чи електронних додатках – дуже важливо. Адже це дозволяє проаналізувати, на що саме ви витрачаєте кожну хвилину протягом робочого дня і де потрібно внести певні коригування, – запевняє директор Адвокатського бюро «Ципін і партнери», адвокат Денис Ципін

#2. Неправильно розставлені пріоритети

Украй складно визначити головні завдання, коли щось потрібно виконати терміново. Але в багатьох випадках ми можемо робити вибір, коли і як це зробити.

Визначте для себе, які завдання є першорядними, а які справи можна відкласти на інший час. Лише так ви зможете зосередитись на головному.

Деякі експерти також радять завжди починати з найскладнішого завдання, оскільки для його виконання потрібно найбільше уваги та часу. А для того, щоб полегшити собі роботу, – краще розділити таке завдання на декілька частин й виконувати їх почергово.

Важливо також дотримуватися послідовності дій. Це допоможе без поспіху виконати великий обсяг роботи.

#4. Намагання встигнути скрізь

Сучасний темп життя вимагає від нас бути універсальними, мобільними та займатися всім й одразу. Але зазвичай декілька одночасних справ призводять до того, що ви не виконуєте жодну з них вчасно і якісно.

Аби уникнути цього, сконцентруйтеся на тому завданні, яке потребує негайного вирішення. Відразу визначте зону своєї відповідальності та вирішуйте питання суто в межах власної компетенції.

#5. Соцмережі в робочий час

Ми вже писали про те, що проблема доступу офісних працівників до соцмереж в робочий час турбує переважну більшість роботодавців. Це й зрозуміло, адже користування соціальними мережами краде в їхніх підлеглих купу часу та відволікає від роботи.  

Що ж робити? Як встигати працювати й водночас бути в курсі новин? Для цього експерти радять чітко розмежувати у своєму графіку «час роботи» і «час соцмереж». Елементарна відмова від перегляду стрічки новин у Facebook, Instagram та інших мережах у робочі години суттєво підвищить продуктивність праці й покращить її результат.

Відмовтеся від інформаційних і рекламних повідомлень, яких не читаєте. Що менше часу ви будете витрачати на перегляд таких повідомлень, тим більше у вас його буде.

#6. Прокрастинація

Як часто ви відкладаєте важливі завдання? Або обіцяєте собі взятися за справу після обіду, ввечері, або завтра? Час від часу таке трапляється з кожним. І це є однією з найпоширеніших помилок у тайм-менеджменті.

Звичка відкладати на потім шкідлива не лише тому, що не виконується конкретне завдання. Зазвичай думки про незакінчену справу заважають сконцентруватися і на інших завданнях, які накопичуються протягом дня. Не кажучи вже про хвилювання та стрес, викликані поспіхом та простроченими дедлайнами.

Тож як уникнути прокрастинації? Визначіть, які години є для вас найбільш продуктивними, і виконуйте найважливіші справи саме в цей час.

Стимулюйте та заохочуйте себе. Винагородою за виконане завдання може бути будь-що: прочитання декількох сторінок улюбленої книги в обідню перерву, кава з колегами або щось смачненьке.

Важливо також робити маленькі перерви між справами. Так ви уникнете втоми, не відволікатиметеся. Після цього вам буде легше перейти до іншого завдання та мислити творчо.

#7. Ігнорування погоди й сезону

Доведено, що кількість сонячного світла впливає не лише на наш настрій, але й на стиль мислення, активність і продуктивність праці. У сонячні дні ми більш активні й позитивні, але водночас і менш критичні. Натомість у похмуру погоду ми стаємо більш зосередженими.

Якщо вам необхідно попрацювати з цифрами, складати звіти або кошториси, краще запланувати це саме на похмурий день. А якщо ж вам потрібно запланувати важливі переговори з потенціальними клієнтами або партнерами, або ж виконати творче завдання, яке потребує нестандартного та позитивного мислення, то найкраще для цього підійде сонячна погода.

Ми розглянули частину помилок, які найчастіше зустрічаються в тайм-менеджменті. Якщо ви зможете виправити хоча б ці, то ваша практика управління часом досягне якісно нового рівня, і ви станете встигати більше, витрачаючи на це менше сил та часу.

Поділіться корисною інформацією з друзями: