🔥 9 частих помилок в організації заходів

Розповідаємо про найбільш поширені, на нашу думку, помилки в організації івентів і про те, як їх уникнути

Часто один незначний промах у плануванні або проведенні івенту може обернутися на справжній крах для його організаторів.

#1. Погана комунікація з клієнтом

Від того, наскільки професійно налагоджена комунікація з потенційним або дійсним замовником, залежить багато чого, ба навіть усе. Інакше клієнт залишиться незадоволеним, а івент-агентство ризикує не тільки втратити замовлення, але й зіпсувати свою репутацію:

Щоб уникнути негативних наслідків, слід приділити особливу увагу налагодженню якісного спілкування з клієнтами. Вчасно відповідати на їхні питання, запити на прорахунок бюджету заходу, а також враховувати їхні побажання й рекомендації щодо запланованого івенту.

Найчастіше в замовника заходу вже є власне уявлення про те, як він має проходити. З’ясувавши для себе ключові моменти, на яких клієнт хотів би зробити акцент, організувати успішний івент буде набагато простіше.

#2. Неправильне планування бюджету

Правильний розрахунок витрат – один із найголовніших моментів в організації заходу. Допустивши хоча б невелику помилку у формуванні бюджету, можна, як наслідок, не тільки не виконати свої обіцянки перед замовником, але й зазнати чималих збитків.

Залежно від формату й масштабу заходу бюджет має містити наступні статті:

  • оренда майданчика
  • організація та проведення святкової програми (вартість сценарію, послуги ведучого, оплата артистам)
  • кейтеринг
  • фото- та відеозйомка
  • PR-супровід
  • охорона та інше

Найбільш витратні статті загального бюджету заходу: оренда, бенкетне обслуговування та святкова програма.

#3. Не враховано непередбачені витрати

Від форс-мажорів ніхто не застрахований, а організатори заходів поготів. Завжди існує ймовірність, що при розрахунку бюджету та реалізації заходу виникнуть ситуації, які потребують додаткових фінансів. Це може бути що завгодно: забули купити подарунки для розіграшу серед партнерів замовника, не вистачає лампочок для освітлення стендів, непередбачені транспортні витрати.

Тому про такі речі краще подумати ще на початковому етапі планування заходу й закласти 10-15% від загальної суми додатково.

Екстремальні ситуації хоч і неможливо передбачити, зате про них можна зазначити в договорі з івент-агентством.

Один із найбільш корисних пунктів — форс-мажорні обставини — вберіг чимало компаній від незапланованих витрат і навіть збитків. Якщо його не передбачити в угоді, неприємна ситуація може обернутися на колективний позов, наприклад, від відвідувачів концерту. Або позовом від технічної служби-підрядника, яким ви обіцяли заплатити, але не змогли, тому що не розрахували витрати, заявлену кількість гостей і те, скільки їх прийшло насправді, — юрист, помічник адвоката Марина Суткович, АБ “Ципін і партнери”

#4. Неправильний розрахунок кількості учасників

Плануючи масштабний захід, організатори закладають певну кількість учасників, які повинні його відвідати, і, відштовхуючись від цього, формують бюджет івенту. Досі івент-менеджери лякають один одного історією з провальним фестивалем “Свірж”. Тоді замість очікуваних 40 тисяч осіб на фестиваль прийшло близько восьми тисяч, і в організаторів почалися серйозні фінансові проблеми. Вони не змогли заплатити підрядникам, а ті, своєю чергою, не виконали свої зобов’язання. Як наслідок гості залишилися незадоволеними й розійшлися.

Джерело: Подробиці

Знати напевно, скільки людей вирішать відвідати ваш захід – неможливо (якщо це, звичайно, не закритий івент з обмеженою кількістю учасників). Тому бюджет івенту треба формувати з огляду на витрати, а не з можливого прибутку.

#5. Не враховано інтереси цільової аудиторії

Захід може провалитися і якщо ви не знаєте, чого хоче ваша аудиторія.

Часто організатори акцентують увагу на формальних, технічних питаннях, кейтерінгу, при цьому забуваючи про найважливіше – програму івенту. Як наслідок, захід виходить нудним, нецікавим, а іноді й шокуючим для гостей.

Вивчіть потреби своєї цільової аудиторії, продумайте, як подати матеріал доступно та цікаво, і цей захід запам’ятають усі.

#6. Невдалий вибір місця проведення

Локація для організації івенту – одна з головних складових його успішного проведення. Адже ніхто не хоче сидіти в задушливому залі з поганою вентиляцією, стояти через недостатню кількість стільців або кілька годин добиратися до місця проведення пішки по сільських дорогах.

Майданчик потрібно підбирати під оптимальну кількість гостей, що має бути добре технічно оснащеним, а добиратися до цього місця має бути зручно.

#7. Ігнорування погодних умов

Випадків, коли через несприятливі погодні умови захід був на межі зриву або взагалі завершувався – безліч. А все через те, що при плануванні заходу просто неба організатори не враховували, якою буде погода цього дня.

Добре, якщо гості заходу поставляться до такої витівки природи позитивно й продовжать отримувати задоволення від того, що відбувається, але багатьом дощ і бруд можуть зіпсувати враження від свята і сильно розчарувати.

Кияни ще довго пам’ятатимуть Atlas Weekend літа 2016-го, коли гості фестивалю тонули в багнюці, мерзли в чергах і пропусками виступи улюблених виконавців через недбалість організаторів.

Джерело: strana.ua

Щоб уникнути подібних казусів, краще заздалегідь упевнитися, що день, коли буде організовано свято, буде ясним. А якщо очікується дощ – краще перенести свято на день-два.

Але якщо ви плануєте захід за кілька місяців до призначеної дати, краще передбачити навіси, намети або навіть банальні дощовики для публіки на фестивалі.

#8. Незібраність і неорганізованість команди

Але не тільки зовнішні фактори впливають на проведення івенту. Навіть ідеально спланований захід може зіпсувати непрофесіоналізм тих, хто цим займеться.

Організація івенту – це командна робота, і кожен співробітник має якісно виконувати свої обов’язки. До вибору людей, які будуть відповідати за той чи інший процес, потрібно підійти свідомо. Адже дуже часто помилка одного обертається провалом для всієї команди.

#9. Погана або неефективна реклама

Гарний той захід, який відвідало багато людей. Прикро, коли стільки сил і ресурсів витрачено, захід класний, а кількість учасників не виправдала очікувань і надій.

Тому так важливо подбати про рекламу заходу, планомірні та регулярні анонси. У цьому допомагають не тільки традиційні методи — публікації в інтернет-виданнях і ролики на ТБ. Але й співпраця з лідерами думок і громадськими діячами.

Своїми постами про ваш захід вони можуть залучити нову аудиторію, адже це особливий вид нативної реклами. І навіть якщо реклама відкрита, це також приваблює більшу кількість потенційних учасників серед інтернет-аудиторії.

Поділіться корисною інформацією з друзями: