Как работать на полную: 7 главных ошибок в тайм-менеджменте

Чувствуете себя обремененным и уставшим, но вместе с тем ничего не успеваете, а результата мало? Скорее всего, вы не умеете эффективно управлять своим временем. Мы собрали семь главных, по нашему мнению, ошибок в тайм-менеджменте, и советы, как их избежать и повысить свою продуктивность

#1. Нет четкого списка дел

Кто-то считает, что вести календари и составлять таск-листы рабочих дел на день, неделю или месяц – лишняя писанина, которая переводит время и не влияет на производительность. Но это заблуждение. Ведь организованный человек за день успевает сделать гораздо больше дел, чем тот, кто тратит свое время на разрозненные случайные задачи.

Распорядок дня, четко сформированные цели, расчет времени, необходимого на выполнение каждого дела, – все это дисциплинирует, и вы не отвлекаетесь на второстепенные вещи, а значит – успеваете выполнить запланированные дела с максимальной производительностью.

Бизнес неразрывно связан с планированием и систематизацией рабочего времени. Исходя из собственного опыта могу сказать, что систематически делать отметки в календаре или электронных приложениях – очень важно. Это позволяет проанализировать, на что именно вы тратите каждую минуту в течение рабочего дня и где нужно внести определенные корректировки, – уверяет директор Адвокатского бюро «Цыпин и партнеры», адвокат Денис Цыпин

#2. Неправильно расставленные приоритеты

Крайне сложно определить главные задачи, когда что-то нужно выполнить срочно. Но во многих случаях мы можем делать выбор, когда и как это сделать.

Определите для себя, какие задачи первостепенные, а какие дела можно отложить на другое время. Только так вы сможете сосредоточиться на главном.

Некоторые эксперты советуют всегда начинать день с самого сложного задания, поскольку для его выполнения требуется больше внимания и времени. А для того, чтобы облегчить себе работу, лучше разделить задачу на несколько частей и выполнять их поочередно.

Важно также придерживаться последовательности действий. Это поможет без спешки выполнить большой объем работы.

#4. Попытки успеть везде

Темп жизни требует от нас быть универсальными, мобильными и заниматься всем и сразу. Но обычно несколько одновременных дел приводят к тому, что вы не выполняете ни одно из них вовремя и качественно.

Чтобы избежать этого, сконцентрируйтесь на том задании, которое требует немедленного решения. Сразу определите зону своей ответственности и решайте вопрос сугубо в пределах собственной компетенции.

#5. Соцсети в рабочее время

Мы уже писали о том, что проблема доступа офисных работников к соцсетям в рабочее время беспокоит подавляющее большинство работодателей. Это и понятно, ведь пользование социальными сетями ворует у их подчиненных кучу времени и отвлекает от работы.

Что же делать? Как успевать работать и одновременно быть в курсе новостей? Для этого эксперты советуют четко разграничить в своем графике «время работы» и «время соцсетей». Элементарный отказ от просмотра ленты новостей в Facebook, Instagram и других сетей в рабочие часы существенно повысит производительность труда и улучшит его результат.

Откажитесь от информационных и рекламных сообщений, которые не читаете. Чем меньше времени вы будете тратить на просмотр таких сообщений, тем больше у вас его будет.

#6. Прокрастинация

Как часто вы откладываете важные задачи? Или обещаете себе приняться за дело после обеда, вечером или завтра? Время от времени такое случается с каждым. И это одна из самых распространенных ошибок в тайм-менеджменте.

Привычка откладывать на потом вредна не только потому, что не выполняется конкретное задание. Обычно мысли о незаконченном деле мешает сконцентрироваться и на других задачах, которые накапливаются в течение дня. Не говоря уже о волнении и стрессе, вызванными спешкой и просроченными дедлайнами.

Как избежать прокрастинации? Определитесь, какие часы для вас наиболее продуктивны, и выполняйте самые важные дела именно в это время.

Стимулируйте и поощряйте себя. Наградой за выполненное задание может быть прочтение нескольких страниц любимой книги в обеденный перерыв, кофе с коллегами или что-то вкусненькое.

Важно также делать маленькие перерывы между делами. Так вы избежите усталости, не будете отвлекаться. После этого вам будет легче перейти к другой задаче и мыслить творчески.

#7. Игнорирование погоды и сезона

Доказано, что количество солнечного света влияет не только на наше настроение, но и на стиль мышления, активность и производительность труда. В солнечные дни мы более активны и жизнерадостны, но одновременно и менее критичны. Зато в пасмурную погоду мы становимся более сосредоточенными.

Если вам нужно поработать с цифрами, составлять отчеты и сметы, лучше запланировать это именно на пасмурный день. А если же вам нужно запланировать важные переговоры с потенциальными клиентами или партнерами, или же выполнить творческое задание, которое требует нестандартного и позитивного мышления, то лучше всего для этого подойдет солнечная погода.

Мы рассмотрели часть ошибок, которые чаще всего встречаются в тайм-менеджменте. Если вы сможете исправить хотя бы эти, то ваша практика управления временем достигнет качественно нового уровня, и вы будете успевать больше, затрачивая на это меньше сил и времени.