#подборка

🔥 9 частых ошибок в организации мероприятий

Рассказываем о самых распространенных, по нашему мнению, ошибках в организации ивентов и о том, как их избежать

Часто один незначительный промах в планировании или проведении ивента может обернуться настоящим крахом для его организаторов.

#1. Плохая коммуникация с клиентом

От того, насколько профессионально налажена коммуникация с потенциальным или действительным заказчиком, зависит многое, если не все. Иначе клиент останется недовольным, а ивент-агентство рискует не только потерять заказ, но и испортить свою репутацию:

Чтобы избежать негативных последствий, следует уделить особое внимание налаживанию качественного общения с клиентами. Вовремя отвечать на их вопросы, запросы на просчет бюджета мероприятия, а также учитывать их пожелания и рекомендации относительно запланированного ивента.

Зачастую у заказчика мероприятия уже собственное представление о том, как оно должно проходить. Выяснив для себя ключевые моменты, на которых клиент хотел бы сделать акцент, организовать успешный ивент будет намного проще.

#2. Неправильное составление бюджета

Правильный расчет расходов – один из самых главных моментов в организации мероприятия. Допустив хотя бы небольшую ошибку в формировании бюджета, можно в итоге не только не выполнить свои обещания перед заказчиком, но и понести немалые убытки.

В зависимости от формата и масштаба мероприятия бюджет должен содержать следующие статьи:

  • аренда площадки
  • организация и проведение праздничной программы (стоимость сценария, услуги ведущего, оплата артистам)
  • кейтеринг
  • фото и видеосъёмка
  • PR-сопровождение
  • охранные мероприятия и прочее

Самые затратные статьи общего бюджета мероприятия: аренда, банкетное обслуживание и праздничная программа.

#3. Не предусмотрены непредвиденные расходы

От форс-мажоров никто не застрахован, а организаторы мероприятий тем более. Всегда существует вероятность, что при расчете бюджета и реализации мероприятия возникнут ситуации, которые потребуют дополнительных финансовых вложений. Это может быть что угодно: забыли купить подарки для розыгрыша среди партнеров заказчика, не хватает лампочек для освещения стендов, непредвиденные транспортные расходы.

Поэтому о таких вещах лучше подумать еще на начальном этапе планирования мероприятия и заложить 10-15% от общей суммы дополнительно.

Экстремальные ситуации пусть и невозможно предвидеть, зато о них можно указать в договоре с ивент-агентством.

Один из самых полезных пунктов — форс-мажорные обстоятельства — уберег немало компаний от незапланированных расходов и даже убытков. Если это не отразить в соглашении, неприятная ситуация может обернуться коллективным иском, к примеру, от посетителей концерта. Или иском от технической службы-подрядчика, который вы обещали заплатить, но не смогли, потому что не рассчитали расходы, заявленное количество гостей и то, сколько их пришло в действительности, — юрист, помощник адвоката Марина Суткович, АБ «Цыпин и партнеры»

#4. Неправильный расчет количества участников

Планируя масштабное мероприятие, организаторы закладывают определенное количество участников, которые должны его посетить, и, отталкиваясь от этого, формируют бюджет ивента. Например, до сих пор ивент-менеджеры пугают друг друга историей с провальным фестивалем «Свирж».

Тогда вместо ожидаемых 40 тысяч человек на фестиваль пришло около восьми тысяч, и у организаторов начались серьезные финансовые проблемы. Они не смогли заплатить подрядчикам, а те, в свою очередь, не выполнили свои обязательства. В итоге гости остались недовольными и разошлись.

Источник: Подробности

Знать наверняка, сколько людей решат посетить ваше мероприятие – невозможно (если это, конечно, не закрытый ивент с ограниченным количеством участников). Поэтому бюджет ивента должен формироваться исходя из расходов, а не из предполагаемой прибыли.

#5. Не учтены интересы целевой аудитории

Мероприятие может провалиться и если вы не знаете, чего хочет ваша аудитория.

Часто организаторы акцентируют внимание на формальных, технических вопросах, кейтеринге, при этом забывая о самом важном – программе ивента. Как следствие, мероприятие получается скучным, неинтересным, а иногда и шокирующим для гостей.

Изучите потребности своей целевой аудитории, продумайте, как подать материал доступно и интересно, и это мероприятие запомнят все.

#6. Неудачный выбор места проведения

Локация для организации ивента – одна из главных составляющих его успешного проведения. Ведь никому не хочется сидеть в душном зале с плохой вентиляцией, стоять из-за недостаточного количества стульев или пару часов добираться до места проведения пешком по проселочным дорогам.

Площадку нужно подбирать под оптимальное количество гостей, быть хорошо оснащённой технически, а добираться до нее должно быть удобно.

#7. Игнорирование погодных условий

Случаев, когда из-за плохих погодных условий мероприятие оказывалось на грани срыва или вообще заканчивалось – множество. А все потому, что при планировании мероприятия под открытым небом организаторы не учитывали, какой будет погода в этот день.

Хорошо, если гости мероприятия отнесутся к такой выходке природы позитивно и продолжат получать удовольствие от происходящего, но многим дождь и грязь могут испортить впечатление от праздника и сильно разочаровать.

Киевляне еще долго будут помнить Atlas Weekend летом 2016-го, когда гости фестиваля тонули в грязи, мерзли в очередях и пропусками выступления любимых исполнителей из-за ошибок организаторов.

Источник: strana.ua

Чтобы избежать подобных казусов, лучше заранее удостовериться, что день, когда будет организовано торжество, будет ясным. А если ожидается дождь – лучше перенести праздник на день-два.

Но если вы планируете мероприятие за несколько месяцев до назначенной даты, лучше предусмотреть навесы, шатры или даже банальные дождевики для публики на фестивале.

#8. Несобранность и неорганизованность команды

Но не только внешние факторы могут влиять на процесс проведения ивента. Даже идеально спланированное мероприятие может испортить непрофессионализм тех, кто этим займется.

Организация ивента – это командная работа, и каждый сотрудник должен качественно выполнять свои обязанности. К выбору людей, которые будут отвечать за тот или иной процесс, нужно подойти осознанно. Ведь очень часто ошибка одного оборачивается провалом для всей команды.

#9. Плохая или неэффективная реклама ивента

Хорошее мероприятие — то, которое посетили много людей. Обидно, когда столько сил и ресурсов потрачено, мероприятие классное, а количество участников не оправдало ожиданий и надежд.

Поэтому так важно позаботиться о рекламе мероприятия, планомерных и регулярных анонсах. В этом помогают не только традиционные методы — публикации в интернет-изданиях и ролики на ТВ. Но и сотрудничество с лидерами мнений и общественными деятелями.

Своими постами о вашем мероприятии они могут привлечь новую аудиторию, потому как это особый вид нативной рекламы. И даже если реклама открытая, это привлекает большее количество потенциальных участников среди интернет-аудитории.

Поделитесь полезной информацией с друзьями:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *