🔥 Восемь главных ошибок в деловой переписке

#коммуникация

Как не потерять репутацию из-за незначительной ошибки в переписке с клиентом, контрагентом или деловым партнером

На коммуникации строится все. Общение с потенциальными партнерами, позиционирование своего бизнеса, поиск клиентов может пустить под откос единственное «неправильное» письмо. Мы составили собственную подборку самых распространенных ошибок в деловой переписке и рекомендации, как их избежать.

#1. Письма без ответа

Налаживание рабочих процессов и решение бизнес-задач занимают практически все время в сутках, а не только конкретные рабочие часы. Но быть всегда онлайн и оперативно отвечать на рабочие письма – не менее важно.

Так уж устроен сегодня бизнес, что все нужно решать быстро и вовремя. Ведь именно от оперативности и скорости принятия решений зависит наличие новых проектов, крупных клиентов или инвесторов.

Поэтому, чтобы не упустить важное предложение и создать репутацию ответственного и мобильного человека, выделите определенное время в своем графике для проверки почты и ответа на важные сообщения.

Старайтесь отвечать на все письма в пределах суток. Как правило, через сутки и больше ваш ответ может быть уже никому не нужен. А это все – потерянные деньги.

По мере возможности отвечайте отправителю в рабочее время. Если человек получит ваше письмо поздно вечером или в выходной, шансы получить от него ожидаемый ответ или получить ответ на свое письмо в принципе существенно снижаются.

#2. Некорректное оформление

Часто письма остаются непрочитанными или портят впечатление о человеке или компании, которую он представляет, из-за мелких деталей. Незаполненная тема письма, неправильное обращение к получателю или отсутствие приветствия.

Поэтому, составляя письмо, не следует забывать о следующем:

  • всегда отражайте главную мысль письма в теме
  • не отправляйте письмо без заголовка — это признак лени или некомпетентности
  • начинайте письмо с правильного приветствия (учитывайте время суток, уточните имя получателя)
  • подпишите письмо, призывая получателя к действию
  • укажите в конце письма свои контакты

#3. Сложные конструкции

Еще одна распространенная ошибка, которая портит деловую переписку. Максимум информации – минимум текста – главное правило сетевой бизнес-коммуникации.

Если получатель не поймет уже из первых строк, о чем вы говорите, дальше читать письмо ему будет просто не интересно. Время слишком ценное, и тратить его на то, чтобы в дебрях сложных предложений и перескакивании с одной темы на другую понять суть письма, никто не хочет.

Поэтому сначала подумайте, о чем вы хотите сказать. Далее – структурируйте свою мысль, напишите по делу и кратко, используя только точные формулировки.

Никто не любит читать длинных сообщений, поэтому не забудьте для удобства чтения разделить текст на абзацы, но не переусердствуйте с этим. Лучше всего разделять по принципу: один логический блок – один абзац.

#4. Неправильные акценты

Большое значение имеет и структура письма. Ошибочно начинать текст с ненужных формулировок и пояснений, которые не имеют никакого отношения к главной мысли и сути вашего обращения. Это только отвлечет получателя от темы. Тем более, не все дочитывают письма до конца. И не заинтересовавшись сразу, получатель может так и не узнать, что вы от него хотели.

Поэтому письмо всегда должно начинаться с самого важного – сути обращения. А далее можно кратко описать подробности, но, опять-таки, не отвлекаясь от темы.

#5. Сокращения, капслок, многоточия и смайлы

В деловых официальных письмах нет места жаргонизмам, сленгу, анекдотам, афоризмам и метафорам. Кроме этого, старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения. А также аббревиатур и сокращений — они могут быть непонятными для получателя. Многоточия, неделовые и разноцветные шрифты также являются признаком плохого тона.

Что касается смайлов, то здесь ситуация неоднозначная. Из-за того, что решение деловых вопросов давно вышло за пределы e-mail-переписки и тесно переплелось с перепиской в соцсетях, они все чаще начали встречаться в официальных письмах.

Но с их использованием следует быть аккуратней, тем более, если у вас еще не налажен доверительный контакт с человеком. Ведь если у вашего собеседника плохое настроение или консервативный взгляд на деловую переписку, то использование смайлов может создать барьер для общения.

Но если использование смайлов в отдельных случаях допускается, то с использованием капслока все категорично. Набранное с помощью капслока слово или текст воспринимается как крик или угроза, поэтому его применение в деловой переписке недопустимо.

#6. Грамматические или орфографические шибки

Не менее критично для налаживания качественной и эффективной коммуникации наличие ошибок в письмах. Они не только дискредитируют деловую репутацию, а и на месяцы оседают компроматом в чужих почтовых ящиках.

Поэтому перед отправлением письма удостоверьтесь, что все изложено в логической последовательности. А факты, цифры, имена и названия компаний указаны верно.

Большинство почтовых программ оснащены текстовыми редакторами, которые проверяют орфографию и пунктуацию. Лучше их подключить и пользоваться ими. Ведь обидно, если из-за ошибок в письме вас воспримут как некомпетентного и неграмотного специалиста, не став даже рассматривать ваше предложение, — Юлия Гаевская, директор по коммуникациям маркетингового агентства CHECKPOINT

#7. Неподписанные или неправильно подписанные прикрепленные файлы

Недостаточное внимание к файлам, которые прилагаются к письму, – еще одна распространенная ошибка. А ведь подписанные странными цифрами или аббревиатурами или не подписанные вовсе создают неудобства получателю. Ведь в таком случае понять, что вы прислали и что с этим делать, проблематично.

Поэтому об адекватных названиях прилагаемых файлов лучше позаботиться еще при их создании, а также указывать их названия в теле письма.

Давайте файлам названия латиницей — так они будут корректно отображаться на всех устройствах получателей.

 #8. Пустое тело письма

Очень часто, отправляя запрошенные документы, отправитель забывает о сопроводительном тексте. Как следствие – цепочка диалога теряется. Кроме этого, не следует забывать, что зачастую письма пересылают другим сотрудникам компании, которые могут не до конца понять, что вы прислали и зачем. А максимально донести свою идею и предложение – в ваших интересах.

Это только часть ошибок, которые чаще всего встречаются в деловой переписке. На самом деле их десятки. Но всех их можно избежать, если внедрить общие правила ведения деловой переписки в своей компании.

Поделитесь полезной информацией с друзьями: