Три марнотрата часу, які заважають працювати в офісі

Дізнайтеся, хто такі марнотрати часу в офісі, як їх знайти і взяти ситуацію під контроль

Оригінал статті англійською мовою: Business Insider
У будь-якій роботі виникають дрібні негаразди, але розуміння того, як визначити причину й зупинити це, – ключ до підвищення вашої продуктивності. Нерідко виною всьому – так звані марнотрати часу. Це співробітники, які згубно впливають на атмосферу в офісі.

Насамперед потрібно визначити основних марнотратників вашого часу – засліплювача, монополізатора й одвічно невдоволеного. Другий крок — ідентифікувати їхню загальну поведінку та манери для того, щоб у вас з’явилася можливість узяти на себе контроль над ситуацією. У цій статті описано, як визначити, що перед вами – марнотрат робочого часу, і що з цим робити.

Засліплювачі використовують ваш час у своїх інтересах

Колеги-засліплювачі посміхаються вам, перш ніж розповісти якісь злісні плітки про те, ніби ви є посміховиськом для офісу. І закінчують словами: “Я просто подумав, що тобі потрібно про це знати”.

Або вони запрошують вас на дружній обід, але при цьому приховують справжню причину. Наприклад, на початку вашої кар’єри знайомий запрошує вас на ланч під приводом, що хоче познайомити з кимось, хто міг би допомогти в деяких питаннях вашого корпоративного навчання. Але його реальний намір полягає в тому, щоб залучити вас до мережевого маркетингу.

Як ідентифікувати засліплювача:

Він часто застає вас розмовою зненацька
Він знецінює і принижує вас
Ви не відчуваєте себе в безпеці поряд із такою людиною
Ви не довіряєте цій людині
Ця людина бреше про інших за їхніми спинами

Що робити:

Уточнюйте порядок денний перед розмовою. Якщо вас запросять до телефону або на обід, запитайте заздалегідь, яка мета вашої зустрічі. Потім під час телефонної розмови або під час бесіди, якщо ви бачите, що розмова рухається в іншому напрямку, скажіть: “Мені здається, ми повинні були обговорити інше”.

Коли ви застанете цієї людини зненацька, візьміть 5-секундну паузу і потім запитайте про її реальні наміри. Візьміть під контроль засліплювача, підготуйтеся до цього заздалегідь.

Утомлений монополізатор ніяк не може дійти до суті

У розмові з таким співробітником ви часто можете запитувати себе, чи є кінець у його історії. Тому несправжні дзвінки на телефон вигадали саме для тих, хто хоче уникнути довгої й безглуздої розмови.

Якщо ви задасте монополізатору однозначне питання “Так чи ні?”, найімовірніше, він почне відповідати: “Це залежить від…”, а потім перейде до 20-хвилинної передісторії. Ви можете позіхати, ви можете постукувати пальцями, але монополізатор, немов зайчик-енерджайзер, буде говорити знову й знову.

Як визначити монополізатора:

Ви використовуєте несправжні дзвінки для того, щоб уникнути цієї людини
Цей чоловік часто витрачає даремно ваш час або збиває ваш робочий розпорядок
Ви відчуваєте себе виснаженим після спілкування з ним
Ви чули одні й ті самі історії неодноразово
Ви не можете вставити ні слова

Що робити:

Перед початком бесіди з таким співробітником скажіть: “У мене є тільки п’ять хвилин, і в мене є питання, яке потребує відповіді – так чи ні”. Крім того, встановіть чіткі межі, якщо вас турбують. Скажіть: “Я не можу говорити прямо зараз. Чи можу я передзвонити вам о 14:00?”. Й ось коли ви телефонуєте, змоделюйте бажану реакцію: “Це досі актуально? Добре, в мене лише п’ять хвилин, але…”.

Чіткі межі та встановлення відповідних очікувань розширюють ваші можливості та зменшують негативні емоції щодо цієї людини.

Переконайтеся, що ви добре знаєте свій розклад, коли хтось постійно намагається монополізувати ваш час.

Претензії є завжди тільки в одвічно невдоволеного

Щоразу в розмові з таким співробітником ви чуєте тільки про те, що хтось інший зробив щось неправильно або щось не працює.

А якщо ви намагаєтеся допомогти вирішити проблему, цей співробітник починає її захищати. Він повідомляє вам, що ви нічого не розумієте та що він уже пробував всі запропоновані вами варіанти. Одвічно незадоволений змушує вас відчувати себе зобов’язаним вислуховувати його, тому що йому полегшає, якщо він буде виплакуватися.

Як визначити одвічно невдоволеного:

Ви знаєте проблему зсередини та ззовні
Ніколи не існує нічого хорошого, тільки претензії
Ви відчуваєте себе виснаженим у присутності цієї людини
“Я вже знаю” або “Я вже пробував це” – його мантра
Проблема поглинула цього співробітника

Що робити:

Припиніть годувати звіра. Не давайте поради й не вірте всьому, що чуєте. Просто скажіть: “Так, це звучить сумно”. Не намагайтеся вирішити проблему замість цього співробітника або слухати його довше п’яти хвилин.

Реальність така, що “плач у плече” тільки створює нові нервові ланки для наступних подібних проявів негативу. Не розпалюйте вогонь, приєднуючись до вічно незадоволеного, радячи йому щось або нехтуючи його словами.

Коли він буде готовий щось вирішувати, ви можете підказати йому щось або розповісти про розширення його прав та можливостей. Але якщо вічно незадоволений не готовий відкрито обговорювати свої проблеми, не варто заохочувати це.

Оригінал статті англійською