Як правильно орендувати локацію?

#свята

Якщо працювати он-лайн ще можна звикнути, то святкувати он-лайн мало кому здається приємним. В переддень зимових свят саме час подбати про локацію для святкового заходу. Як обрати вдалий варіант, правильно укласти договір оренди та яких заходів безпеки потрібно дотримуватися – читайте далі.

Як правило, на оренду локації витрачається близько третини бюджету всього заходу. Щоб зменшити цю суму, фахівці радять бронювати зал заздалегідь, тоді і ціни будуть менші, ніж у передноворічний сезон.

Інший спосіб скоротити витрати – продумати варіант організації заходу у будній день, адже у вихідні оренда завжди коштує дорожче. Можливо також, що для вашого формату достатньо буде орендувати приміщення всього на пару годин, якщо обрана вами локація дозволяє такий варіант. Однак потрібно врахувати і час на підготовку заходу та прибирання, адже як правило, залишити приміщення чистим – входить до обов’язку орендаря, а передати його вам прибраним – до обов’язку орендодавця.

На що звернути увагу

Місцерозташування

Якщо ваші гості живуть в різних кінцях міста, обирайте центральні райони. Також враховуйте зручність транспортної розв’язки, якщо гості їхатимуть громадським транспортом. Оцініть, чи має локація достатню кількість паркувальних місць для гостей на автівках.

Площа

Заходи безпеки під час карантину змушують нас обирати приміщення з розрахунку 5 квадратних метрів на одну особу. Якщо гості сидітимуть за столом, то має бути не більше 4 осіб за одним столом. Якщо сидітимуть окремо, по обидва боки має бути вільна відстань у два метри. Спереду та ззаду від особи теж має бути дистанція. Не забувайте і про дистанцію у два метри між столами.

Зовнішній вигляд залу

Світле та просторе приміщення у стилі лофт може справити навіть приємніше враження, ніж помпезний ресторан. Тому варто звернути увагу на різні варіанти стильних антикафе, що останнім часом популярні у столиці. Це буде більш бюджетним варіантом, порівняно з кафе та ресторанами.

Технічне оснащення

Якщо ви не плануєте лише сидіти за столом, слід подбати про розважальну програму. А для цього вам знадобиться техніка – мікрофони, аудіо чи відео обладнання. Краще, якщо воно надаватиметься в оренду разом з приміщенням. Прослідкуйте, щоб відповідний пункт був у договорі, інакше орендодавець вправі вимагати додаткову плату.

Засоби безпеки

Оглядаючи локацію, зверніть увагу на системи кондиціонування та витяжки. Під час карантину орендодавець повинен забезпечити провітрювання приміщення, а також мати антисептичні засоби. А от про дотримання масочного режиму повинен потурбуватися орендар.

«До 30 листопада 2020 року на усій території України діє карантин вихідного дня, – нагадує адвокат АБ «Ципін і партнери» Тетяна Журавель. – Із 00:00 суботи до 00:00 годин понеділка забороняється робота кафе, барів, ресторанів. Тобто організувати святковий захід у цей час на вихідних не вийде. У будні дні робота закладів громадського харчування, ресторанів, кафе забороняється з 22:00 до 07:00. Це потрібно врахувати при плануванні вашого свята».

Які обмеження будуть з 01 грудня поки що важко сказати, наголошує адвокат.

«Наприклад, МОЗ пропонує встановити додаткові карантинні обмеження на території України та заборонити проведення всіх масових культурних заходів, обмежити діяльність зон харчування, дитячих кімнат та розважальних зон в ТРЦ», – попереджає вона.

Оформляємо договір

Орендодавець може запропонувати вам підписати договір прямої оренди, якщо він власник, або договір суборенди, якщо він є орендарем. У разі суборенди поцікавтесь, чи має орендар дозвіл власника на здачу локації в суборенду. Ознайомтесь із документами, що встановлюють право власності на приміщення – перевірте, чи правильно вказана адреса та площа будівлі. У договорі обов’язково вкажіть, чи орендуєте ви всю будівлю чи лише її частину, наприклад, кімнату чи поверх.

Вам також можуть запропонувати укласти договір з надання послуг/оренди майна, в якому вказати, що вам надається в тимчасове користування матеріально-технічна база для проведення заходів. Детально вкажіть, що саме та в якій кількості надається в користування.

Найважливішою частиною договору є права та обов’язки орендаря та орендодавця. Поцікавтеся, чи можна приносити на локацію їжу та алкоголь, чи зобов’язаний орендодавець передати вам у користування приміщення у чистому вигляді – без зайвих речей та прибраним. Огляньте меблі, протестуйте техніку. Будь-які недоліки мають бути вказані у договорі, адже потім орендодавець буде вправі вимагати з вас сплати пошкоджень у повному обсязі.

До ваших обов’язків як орендаря, швидше за все входитиме дотримання громадського порядку, загальноприйнятих норм поведінки, правил санітарної та пожежної безпеки, а також недопущення дій, що створюють небезпеку для оточуючих. Орендар також сам повинен дбати про свої речі та не залишати їх без нагляду. Адже відповідальність за їхнє збереження орендодавець не несе.

Додаткові послуги

Заклади, де головним є харчування, тобто кафе та ресторани, можуть надавати зал при  мінімальному замовленні їжі та напоїв на людину. В такому випадку ви зекономите на оренді залу. Але цей варіант може виявитися дорожчим, ніж оренда приміщення та організація в ньому харчування власноруч. Тоді вам на допомогу прийдуть кейтерингові компанії.

Іноді локації пропонують додатковий сервіс у вигляді повного обслуговування, в тому числі кейтерингу. Такий варіант дозволить вам зняти із себе частину організаційних проблем, якщо ваш бюджет це дозволяє.

Більш економний варіант – приготувати частування самим. В такому разі заздалегідь дізнайтеся, чи є у вашій локації холодильник, мікрохвильовка, кухонне приладдя. Врахуйте також, що кейтерингові компанії надають послуги офіціантів. Тут важливо не переоцінити свої можливості – підносити посуд та їжу не так просто і забирає багато часу, який міг би бути витрачений на приємне спілкування.

Додаткові витрати можуть стосуватися оплати послуг музикантів чи діджея, прибирання, а також оплати адміністратору майданчика, якщо такий є. А от прикрасити зал цілком можна своїми силами, не звертаючись до агентств. Додайте творчості – і ваш захід обов’язково запам’ятається гостям яскравістю та оригінальністю.

Поділіться корисною інформацією з друзями: