Как правильно арендовать локацию?

#праздник

Если работать он-лайн еще можно привыкнуть, то праздновать онлайн немногим кажется приятным. В канун зимних праздников самое время позаботиться о локации для праздничного мероприятия. Как выбрать удачный вариант, правильно заключить договор аренды и какие меры безопасности нужно соблюдать — читайте дальше.

Как правило, на аренду локации расходуется около трети бюджета всего мероприятия. Чтобы уменьшить эту сумму, специалисты советуют бронировать зал заранее, тогда и цены будут меньше, чем в предновогодний сезон.

Другой способ сократить расходы – продумать вариант организации мероприятия в будний день, ведь в выходные аренда всегда стоит дороже. Возможно также, что для вашего формата достаточно будет арендовать помещение всего на пару часов, если выбранная вами локация позволяет такой вариант. Однако нужно учесть время на подготовку мероприятия и уборки, ведь как правило, покинуть помещение чистым – входит в обязанности арендатора, а передать его вам убранным – в обязанности арендодателя.

На что обратить внимание

Месторасположение

Если ваши гости живут в разных концах города, выбирайте центральные районы. Также учитывайте удобство транспортной развязки, если гости будут ехать общественным транспортом. Оцените, имеет ли локация достаточное количество парковочных мест для гостей на автомобилях.

Площадь

Меры безопасности во время карантина заставляют нас выбирать помещения из расчета 5 квадратных метров на одного человека. Если гости будут сидеть за столом, то должно быть не более 4 человек за одним столом. Если сидеть отдельно, с обеих сторон должно быть свободное расстояние в два метра. Спереди и сзади тоже должна быть дистанция. Не забывайте и о дистанции в два метра между столами.

Внешний вид зала

Светлое и просторное помещение в стиле лофт может оказать даже приятнее впечатление, чем помпезный ресторан. Поэтому стоит обратить внимание на различные варианты стильных антикафе, которые в последнее время популярны в столице. Это будет более бюджетным вариантом по сравнению с кафе и ресторанами.

Техническое оснащение

Если вы не планируете только сидеть за столом, следует позаботиться о развлекательной программе. А для этого вам понадобится техника – микрофоны, аудио или видео оборудование. Лучше, если оно будет предоставляться в аренду вместе с помещением. Проследите, чтобы соответствующий пункт был в договоре, иначе арендодатель вправе требовать дополнительную плату.

Средства безопасности

Осматривая локацию, обратите внимание на системы кондиционирования и вытяжки. Во время карантина арендодатель должен обеспечить проветривание помещения, а также иметь антисептические средства. А вот о соблюдении масочного режима должен позаботиться арендатор.

«До 30 ноября 2020 на всей территории Украины действует карантин выходного дня, – напоминает адвокат АБ« Цыпин и партнеры» Татьяна Журавель. – С 00:00 субботы до 00:00 часов понедельника запрещается работа кафе, баров, ресторанов. То есть организовать праздничное мероприятие в это время на выходных не получится. В будние дни работа предприятий общественного питания, ресторанов, кафе запрещается с 22:00 до 07:00. Это нужно учесть при планировании вашего праздника».

Какие ограничения будут с 1 декабря, пока трудно сказать, подчеркивает адвокат.

«Например, Минздрав предлагает установить дополнительные карантинные ограничения на территории Украины и запретить проведение всех массовых культурных мероприятий, ограничить деятельность зон питания, детских комнат и развлекательных зон в ТРЦ», – предупреждает она.

Оформляем договор

Арендодатель может предложить вам подписать договор прямой аренды, если он владелец, или договор субаренды, если он является арендатором. В случае субаренды поинтересуйтесь, имеет ли арендатор разрешение владельца на сдачу локации в субаренду. Ознакомьтесь с документами, устанавливающими право собственности на помещение –проверьте, правильно ли указан адрес и площадь здания. В договоре обязательно укажите, арендуете ли вы все здание или только его часть, например, комнату или этаж.

Вам могут предложить заключить договор по оказанию услуг или аренды имущества, в котором указать, что вам предоставляется во временное пользование материально-техническая база для проведения мероприятий. Подробно укажите, что именно и в каком количестве предоставляется в пользование.

Важнейшей частью договора являются права и обязанности арендатора и арендодателя. Поинтересуйтесь, можно приносить на локацию пищу и алкоголь, обязан арендодатель передать вам в пользование помещения в чистом виде – без лишних вещей и убранным. Осмотрите мебель, протестируйте технику. Любые недостатки должны быть указаны в договоре, ведь потом арендодатель будет вправе требовать с вас уплаты повреждений в полном объеме.

В ваши обязанности как арендатора, скорее всего будет входить соблюдение общественного порядка, общепринятых норм поведения, правил санитарной и пожарной безопасности, а также недопущение действий, создающих опасность для окружающих. Арендатор также сам должен заботиться о своих вещах и не оставлять их без присмотра. Ведь ответственность за их сохранность арендодатель не несет.

Дополнительные услуги

Заведения, где главным является питание, то есть кафе и рестораны, могут предоставлять зал бесплатно при минимальном заказе еды и напитков на человека. В таком случае вы сэкономите на аренде зала. Но этот вариант может оказаться дороже, чем аренда помещения и организация в нем питания самостоятельно. Тогда вам на помощь придут кейтеринговые компании.

Иногда локации предлагают дополнительный сервис в виде полного обслуживания, в том числе кейтеринга. Такой вариант позволит вам снять с себя часть организационных проблем, если ваш бюджет это позволяет.

Более экономный вариант – приготовить угощение самим. В таком случае заранее узнайте, есть ли у вашей локации холодильник, микроволновка, кухонные принадлежности. Учтите также, что кейтеринговые компании предоставляют услуги официантов. Здесь важно не переоценить свои возможности – подавать посуду и еду не так просто и отнимает много времени, которое могло бы быть потрачено на приятное общение.

Дополнительные расходы могут касаться оплаты услуг музыкантов или диджея, уборки, а также оплаты администратору площадки, если таковой имеется. А вот украсить зал вполне можно своими силами, не обращаясь в агентства. Добавьте творчества – и ваше мероприятие обязательно запомнится гостям яркостью и оригинальностью.

Поделитесь полезной информацией с друзьями: