Як бізнесу підготуватися до можливого вторгнення

Як громадянин ви можете мати будь-яку думку щодо розвитку подій в Україні, але якщо ви власник бізнесу чи управлінець, то просто зобов’язані враховувати всі ризики та мати сценарії на різні випадки. Без зайвих нагнітань ситуації ми зібрали для вас поради, що потрібно робити, коли ніхто не знає, чи буде вторгнення, але усі про нього говорять.

Перше, що порадимо – це усвідомити, що ми і так живемо в країні, в якій 8 років іде війна. Сьогодні ніхто, навіть найобізнаніші військові експерти не можуть сказати напевно, як розвиватимуться події по всій Україні – чи буде вторгнення взагалі, коли і яким чином. Все, що можна зробити бізнесу в таких умовах, – це заздалегідь подбати про мінімізацію ризиків, продумати плани дій на випадок оголошення воєнного стану, підготуватися до можливої евакуації людей та матеріальних активів.

Одразу зауважимо, що дати універсальні поради для усіх компаній неможливо. Адже у підсумку дії в екстремальних умовах залежатимуть від виду діяльності та особливостей ведення бізнесу, і зрештою – від особистих планів власника або керівників. Якщо ви знаєте, що зможете вести бізнес в іншій країні, то, мабуть, ваш план буде орієнтований на переїзд. А якщо керуєте агрофірмою, яка орендує поля, або заводом із виробничими потужностями, швидше за все, в першу чергу захочете забезпечити захист активів.

Як би там не було, природньо, що найпершим чином ви подбаєте про найцінніше в контексті вашого бізнесу. Що це буде – люди, матеріальні чи нематеріальні активи, визначати вам. Пропонуємо розглянути ці блоки більш детально, а також визначити основні завдання на період «смути».

Співробітники

Комунікація. Як лідер ви повинні запобігти панічним настроям на підприємстві вже зараз, і тим більше – у разі, якщо дійсно розпочнуться військові події. Замовчуючи тему можливого вторгнення, ви тримаєте співробітників у невизначеності щодо того, чи є у керівництва план дій. Почніть спілкуватися з колективом вже зараз, дотримуючись принципу 10/90, де 10% інформації – це констатація проблеми, а 90% – план, як діяти в певних умовах.
Зв’язок. Верифікуйте канали зв’язку зі співробітниками на випадок відключення мобільного зв’язку. Складіть список адрес співробітників та домашніх телефонів тих, у кого вони є. Дехто обирає варіант забезпечення працівників супутниковими телефонами. Враховуйте, що військові мають практику блокувати супутникові сигнали в радіусі 100-150 кілометрів від місця бойових дій. Ознайомте співробітників із месенджерами, які працюють через Bluetooth, на випадок відсутності інтернету.
Організаційна допомога. Розробіть гайди на випадок відсутності будь-якого зв’язку або інших екстремальних подій. Вони повинні містити чіткий план дій для кожного – куди їхати, де очікувати, що брати з собою. Деякі компанії проводять для співробітників тренінги із залученням експертів з виживання та навіть організовано закуповують для співробітників «тривожні рюкзаки» зі спальниками та іншим спорядженням. До слова, експерти різняться в порадах на випадок вторгнення. Дехто радить одразу ж виїжджати з міста або навіть іти пішки, якщо з транспортом будуть проблеми. Інші навпаки говорять про те, що всі повинні залишатися і не створювати додаткових проблем, як-то затори або натовпи.
Матеріальна допомога. Окремі фахівці радять у період невизначеності підтримувати співробітників, видаючи заробітну плату наперед. Йдеться про те, що про всякий випадок у кожного на руках має бути певна сума готівки. Причому бажано у валюті, адже важко передбачити, якою буде доля гривні у разі військових подій.
Евакуація. Оцініть можливість проведення організованої евакуації співробітників. Прорахуйте маршрути та необхідну кількість транспорту. Враховуйте і таку особливість воєнного часу, як можливість конфіскації будь-якого транспорту для потреб військових. За підрахунком експертів, уже зараз армія недоукомплектована на 46 тисяч автівок. Тож конфіскувати можуть будь-який автомобіль у будь-кого. Особливу увагу привертає багатомісний транспорт (автобуси, мікроавтобуси) та автівки з високою прохідністю (позашляховики). При цьому вам повинні видати довідку про те, що автомобіль конфісковано. За законом після скасування військового стану вам мають повернути ваш автомобіль або компенсувати його вартість.

Документи і матеріальні активи

Подбайте про збереження документів, в тому числі архіву, як в паперовому, так і в цифровому вигляді. Паперові документи краще заламінувати і тримати в надійному місці, розуміючи, що вони теж мають бути вивезені у разі евакуації. Резервні копії усіх документів (як відсканованих паперових, так і цифрових) мають зберігатися на переносному пристрої (жорсткому диску), який підлягає евакуації, і на хмарному сервері.
Роздрукуйте всі бази з контактами стейкхолдерів – клієнтів, партнерів, співробітників – з електронних носіїв. Збережіть контакти не лише тих, з ким ви працюєте зараз, але й інших компаній на ринку, які можуть стати вам у пригоді, якщо хтось із партнерів збанкрутує. Особливу увагу приділіть контактам з-за кордону. В разі відключення інтернету по всій країні, як це було, приміром, нещодавно у Казахстані, лише ваші закордонні партнери зможуть передати ваші повідомлення, якщо ви зможете зв’язатися з ними телефоном.
Дайте розпорядження принаймні двічі на тиждень робити експорт виписок з вашої банківської системи. Роздруковуйте та зберігайте виписки на випадок втрати зв’язку або кібератак.
Продумайте можливість евакуації матеріальних активів (обладнання, продукції) у разі введення військового стану.

Ведення бізнесу

Будьте інформованим – визначте відповідальних за щоденний збір даних як щодо ситуації в регіонах, так і в країні в цілому.
Перевірте, чи знає ваш відділ кадрів, що робити у разі введення воєнного стану: як взаємодіяти з військкоматами та які вказівки давати співробітникам, що підлягають призову.
Разом з юристами ретельно вивчіть законодавство про воєнний стан, яке стосується суб’єктів господарювання. Невиконання будь-яких норм може призвести до того, що військове командування примусово назначить на посаду іншого керівника підприємства.
Проаналізуйте всі ваші страхові поліси та банківські гарантії на предмет того, які збитки вони покривають.
Розробіть чіткі інструкції для працівників на випадок форс-мажорних обставин на виробництві та в інших процесах. Узгодьте штрафні санкції за невиконання обов’язків з партнерами та контрагентами.
Верифікуйте підрядників та аутсорсерів. Про всякий випадок, укладіть договори з 2-3 іншими компаніями, що надають аналогічні послуги.
Подумайте про альтернативу вашим процесам у разі форс-мажорних обставин. Наприклад, як замінити автомобільні перевезення залізницею на випадок паливної блокади, продумайте різні маршрути, варіанти нових складських приміщень.
Оцініть можливість створення товарного та грошового резерву на випадок втрат та збитків.
Проаналізуйте можливість ведення бізнесу на іншій території (в іншій частині України або іншій країні). Підготуйте про документи для можливої зміни юридичної адреси в разі потреби.
Подбайте про кадровий резерв, звернувши увагу на ті категорії співробітників, які не підлягають призову, – жінки, пенсіонери тощо.

Окремо хочеться зауважити на важливості правильної комунікації бізнесу з партнерами та клієнтами у «гарячий» період. В глобальному світі будь-яке необережне слово керівника чи просто співробітника в соцмережах може набути великого розголосу та нанести шкоду репутації компанії. Тож проведіть інструктаж співробітників щодо офіційних і неофіційних каналів зв’язку. Спокійний і врівноважено-інформативний тон будь-яких повідомлень – найкращий варіант для кризових часів, які сподіваємось, ніколи не настануть.

Читайте також: Рейдерство: як зрозуміти, що підприємство під загрозою?