Как бизнесу подготовиться к возможному вторжению

Как гражданин вы можете иметь любое мнение по поводу развития событий в Украине, но если вы владелец бизнеса или управленец, то просто обязаны учитывать все риски и иметь сценарии на разные случаи. Без лишних нагнетаний ситуации мы собрали вам советы, что нужно делать, когда никто не знает, будет ли вторжение, но все о нем говорят.

Первое, что посоветуем – это понять, что мы и так живем в стране, в которой 8 лет идет война. Сегодня никто, даже самые знающие военные эксперты не могут сказать наверняка, как будут развиваться события по всей Украине – будет ли вторжение вообще, когда и каким образом. Все, что можно сделать бизнесу в таких условиях – это заранее позаботиться о минимизации рисков, продумать планы действий на случай объявления военного положения, подготовиться к возможной эвакуации людей и материальных активов.

Сразу заметим, что дать универсальные советы для всех компаний невозможно. Ведь в итоге действия в экстремальных условиях будут зависеть от вида деятельности и особенностей ведения бизнеса и в конечном счете – от личных планов собственника или руководителей. Если вы знаете, что сможете вести бизнес в другой стране, то ваш план будет ориентирован на переезд. А если управляете агрофирмой, арендующей поля или заводом с производственными мощностями, скорее всего, в первую очередь захотите обеспечить защиту активов.

Как бы то ни было, естественно, что прежде всего вы позаботитесь о самом ценном в контексте вашего бизнеса. Что это будет – люди, материальные или нематериальные активы, определять вам. Предлагаем рассмотреть эти блоки более подробно, а также определить основные задачи на период смуты.

Сотрудники

Коммуникация. Как лидер вы должны предотвратить панические настроения на предприятии уже сейчас, и тем более – в случае, если действительно начнутся военные события. Замалчивая тему возможного вторжения, вы держите сотрудников в неопределенности относительно того, есть ли у руководства план действий. Начните общаться с коллективом уже сейчас, соблюдая принцип 10/90, где 10% информации – это констатация проблемы, а 90% – план, как действовать в определенных условиях.
Связь. Верифицируйте каналы связи с сотрудниками на случай отключения мобильной связи. Составьте список адресов сотрудников и домашних телефонов тех, у кого они есть. Некоторые выбирают вариант обеспечения работников спутниковыми телефонами. Учитывайте, что военные имеют практику блокировать спутниковые сигналы в радиусе 100-150 километров от места боевых действий. Ознакомьте сотрудников с мессенджерами, работающими через Bluetooth, на случай отсутствия интернета.
Организационная помощь. Разработайте гайды на случай отсутствия какой-либо связи или других экстремальных событий. Они должны содержать четкий план действий для каждого – куда ехать, где ждать, что брать с собой. Некоторые компании проводят для сотрудников тренинги с привлечением экспертов по выживанию и даже организованно закупают для сотрудников «тревожные рюкзаки» со спальниками и другим снаряжением. К слову, эксперты разнятся в советах на случай вторжения. Некоторые советуют сразу же выезжать из города или даже идти пешком, если с транспортом будут проблемы. Другие наоборот говорят о том, что все должны оставаться и не создавать дополнительных проблем, типа пробок или толпы.
Материальная помощь. Отдельные специалисты советуют в период неопределенности поддерживать сотрудников, выдавая заработную плату вперед. Речь идет о том, что на всякий случай у каждого на руках должна быть определенная сумма наличных денег. Причем желательно в валюте, ведь трудно предсказать, какой будет судьба гривни в случае военных событий.
Эвакуация. Оцените возможность проведения организованной эвакуации сотрудников. Просчитайте маршруты и необходимое количество транспорта. Учитывайте и такую особенность военного времени, как возможность конфискации любого транспорта для нужд военных. По подсчету экспертов, уже сейчас армия недоукомплектована на 46 тысяч автомобилей. Так что конфисковать могут любой автомобиль у каждого. Особое внимание привлекает многоместный транспорт (автобусы, микроавтобусы) и автомобили с высокой проходимостью (внедорожники). При этом вам должны выдать справку о том, что автомобиль конфискован. По закону после окончания военного положения вам должны вернуть ваш автомобиль или компенсировать его стоимость.

Документы и материальные активы

Позаботьтесь о сохранении документов, в том числе архива, как в бумажном, так и в цифровом виде. Бумажные документы лучше заламинировать и держать в надежном месте, понимая, что они должны быть вывезены в случае эвакуации. Резервные копии всех документов (как отсканированных бумажных, так и цифровых) должны храниться на переносном устройстве (жестком диске), подлежащем эвакуации, и на облачном сервере.
Распечатайте все базы с контактами стейкхолдеров – клиентов, партнеров, сотрудников – с электронных носителей. Сохраните контакты не только тех, с кем вы работаете сейчас, но и других компаний на рынке, которые могут вам пригодиться, если кто-то из партнеров не сможет выполнять обязательства. Особое внимание уделите контактам за рубежом. В случае отключения интернета по всей стране, как это было, например, недавно в Казахстане, только зарубежные партнеры смогут передать ваши сообщения, если вы сможете связаться с ними по телефону.
Дайте распоряжение по крайней мере два раза в неделю делать экспорт выписок из вашей банковской системы. Распечатывайте и сохраняйте выписки на случай потери связи или кибератак.
Продумайте возможность эвакуации материальных активов (оборудования, продукции) при введении военного положения.

Ведение бизнеса

Будьте информированными – определите ответственные за ежедневный сбор данных как по ситуации в регионах, так и в стране в целом.
Проверьте, знает ли ваш отдел кадров, что делать при введении военного положения: как взаимодействовать с военкоматами и какие указания давать сотрудникам, подлежащим призыву.
Вместе с юристами тщательно изучите законодательство о военном положении, касающееся субъектов хозяйствования. Невыполнение каких-либо норм может привести к тому, что военное командование принудительно назначит на должность другого руководителя предприятия.
Проанализируйте все ваши страховые полисы и банковские гарантии на предмет того, какие убытки они покрывают.
Разработайте четкие инструкции для работников на случай форс-мажорных обстоятельств на производстве и в других процессах. Согласуйте штрафные санкции за невыполнение обязанностей с партнерами и контрагентами.
Верифицируйте подрядчиков и аутсорсеров. На всякий случай, заключите договора с 2-3 другими компаниями, оказывающими аналогичные услуги.
Подумайте об альтернативе вашим процессам в случае форс-мажорных обстоятельств. Например, как заменить автомобильные перевозки железнолорожными на случай топливной блокады, продумайте разные маршруты, варианты новых складских помещений.
Оцените возможность создания товарного и денежного резерва в случае потерь и убытков.
Проанализируйте возможность ведения бизнеса на другой территории (в другой части Украины или другой стране). Подготовьте документы для возможного изменения юридического адреса в случае необходимости.
Позаботьтесь о кадровом резерве, обратив внимание на те категории сотрудников, которые не подлежат призыву – женщины, пенсионеры и т.д.

Отдельно хочется заметить важность правильной коммуникации бизнеса с партнерами и клиентами в «горячий» период. В глобальном мире любое неосторожное слово руководителя или просто сотрудника в соцсетях может приобрести большую огласку и нанести вред репутации компании. Проведите инструктаж сотрудников относительно официальных и неофициальных каналов связи. Спокойный и уравновешенно-информативный тон любых сообщений – лучший вариант для кризисных времен, которые надеемся, никогда не наступят.