🔥 Вісім головних помилок у діловому листуванні

Як не втратити репутацію через незначну помилку в листуванні з клієнтом, контрагентом або діловим партнером

На комунікації побудовано все. Спілкування з потенційними партнерами, позиціювання свого бізнесу та пошук клієнтів може пустити під укіс єдиний «неправильний» лист. Ми склали власну добірку найбільш поширених помилок у діловому листуванні та рекомендації, як їх уникнути.

#1. Листи без відповіді

Налагодження робочих процесів та вирішення бізнес-завдань займають практично весь час за добу, а не тільки конкретні робочі години. Але бути завжди онлайн й оперативно відповідати на робочі листи – не менш важливо.

Бізнес побудований саме так, що все потрібно вирішувати швидко та вчасно. Адже саме від оперативності й швидкості прийняття рішень залежить наявність нових проектів, великих клієнтів або інвесторів.

Тому, щоб не проґавити важливу пропозицію та заробити репутацію відповідальної й мобільної людини, виокремте час у своєму графіку для перевірки пошти й відповіді на важливі повідомлення.

Намагайтеся відповідати на всі листи в межах доби. Зазвичай через добу й більше ваша відповідь може бути вже нікому не потрібна. А це все – втрачені гроші.

У міру сил відповідайте відправнику в робочий час. Якщо людина отримає ваш лист пізно ввечері або у вихідний, шанси отримати від неї очікувану відповідь або відповідь взагалі істотно знижуються.

#2. Некоректне оформлення

Часто листи залишаються непрочитаними чи псують враження про людину або компанію, яку він представляє, через дрібні деталі: незаповнена тема листа, неправильне звернення до одержувача або відсутнє привітання.

Тому, складаючи листа, не слід забувати про наступне:

завжди відбивайте головну думку листа в темі
не надсилайте листа без заголовка — це ознака лінощів та некомпетентності
починайте листа з правильного привітання (враховуйте час доби, уточніть ім’я одержувача)
підпишіть листа, закликаючи одержувача до дії
зазначте в кінці листа свої контакти

#3. Складні конструкції

Ще одна поширена помилка, яка псує ділове листування. Максимум інформації – мінімум тексту – головне правило мережевої бізнес-комунікації.

Якщо одержувач не зрозуміє вже з перших рядків, про що ви кажете, далі читати листа йому буде просто не цікаво. Час занадто цінний, і витрачати його на те, щоб у нетрях складних речень та перескакуванні з однієї теми на іншу зрозуміти суть повідомлення, ніхто не хоче.

Тому спочатку подумайте, про що ви хочете сказати. Далі – структуруйте свою думку, напишіть по суті й коротко, використовуючи тільки точні формулювання.

Ніхто не любить читати довгих повідомлень, тому не забудьте для зручності читання поділити текст на абзаци, але не перестарайтеся з цим. Найкраще розділяти за принципом: один логічний блок – один абзац.

#4. Неправильні акценти

Вагомою є й структура листа. Помилкою є починати текст із непотрібних формулювань і пояснень, які не мають жодного відношення до головної думки та суті вашого звернення. Це тільки відволікатиме одержувача від теми. Понад того не всі дочитують листа до кінця. І не зацікавившись відразу, одержувач може так і не дізнатися, що ви від нього хотіли.

Тому листа завжди починайте з найважливішого – суті звернення. А далі можна коротко описати подробиці, але, знову-таки, не відходячи від теми.

#5. Скорочення, капслок, трикрапка й смайли

В офіційних ділових листах зайвими є жаргонізми, сленг, анекдоти, афоризми й метафори. Крім цього, намагайтеся мінімізувати кількість слів іноземного походження. А також абревіатур і скорочень — вони можуть бути незрозумілими для одержувача. Трикрапка, неділові та різнокольорові шрифти також є моветоном.

Щодо смайлів, то тут ситуація неоднозначна. Через те що вирішення ділових питань давно вийшло за межі e-mail-листування і тісно переплелося з листуванням в соцмережах, вони щораз частіше трапляються в офіційних листах.

Але з їх використанням слід бути обачнішим, тим паче, якщо у вас іще не налагоджений довірчий контакт із людиною. Адже якщо у вашого співрозмовника поганий настрій або консервативний погляд на ділове листування, використання смайлів може створити бар’єр для спілкування.

Якщо використання смайлів в окремих випадках допускається, то з використанням капслока все категорично. Набране з допомогою капслока слово або текст сприймається як крик або загроза, тому його застосування в діловому листуванні неприпустимо.

#6. Граматичні та орфографічні помилки

Не менш критичною для налагодження якісної та ефективної комунікації є наявність помилок у листах. Вони не тільки дискредитують ділову репутацію, а й на місяці осідають компроматом у чужих поштових скриньках.

Тому перед відправленням листа переконайтеся, що все викладено у логічній послідовності. А факти, цифри, імена та назви компаній зазначено вірно.

Більшість поштових програм оснащені текстовими редакторами, які перевіряють орфографію та пунктуацію. Краще їх підключити та користуватися ними. Прикро, якщо через помилку в листі вас сприймуть як некомпетентного й неграмотного фахівця, не розглянувши навіть вашу пропозицію, — Юлія Гаєвська, директор із комунікацій маркетингового агентства CHECKPOINT

#7. Непідписані або неправильно підписані прикріплені файли

Недостатня увага до файлів, які додаються до листа, – ще одна поширена помилка. Адже підписані дивними цифрами чи абревіатурами або не підписані зовсім вони є незручними для одержувачів. Оскільки в такому разі зрозуміти, що ви надіслали і що з цим робити, проблематично.

Тому про адекватні назви доданих файлів краще подбати ще під час їх створення, а також зазначати назви в тілі листа.

Прописуйте назви файлів латиницею — так вони будуть коректно показуватися на всіх пристроях одержувачів.

#8. Порожнє тіло листа

Дуже часто, відправляючи документи на чийсь запит, відправник забуває про супровідний текст. Як наслідок – ланцюжок діалогу втрачається. Крім цього, не слід забувати, що часто листи пересилають іншим співробітникам компанії, які не можуть до кінця зрозуміти, що ви прислали й навіщо. А максимально донести свою ідею та пропозицію – у ваших інтересах.

Це тільки частина помилок, які найчастіше зустрічаються в діловому листуванні. Насправді їх десятки. Але всього цього можна уникнути, запровадивши загальні правила ведення ділового листування у своїй компанії.