Відрядження за кордон: що необхідно знати

Поїздка закордон – завжди подія. А якщо це ще й відрядження, хвилювань не уникнути. Про належне оформлення закордонного відрядження має подбати і роботодавець. Дізнатися про всі деталі щодо цього ви зможете з матеріалу, який ми для вас підготували.

Відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи та організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Службове відрядження, у яке працівника направляють за розпорядженням керівника установи для виконання роботи, обумовленої трудовим договором, є обов’язковим для працівника. Водночас, як установлено ст. 31 Кодексу законів про працю України, керівник установи не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Відмова працівника без поважних причин поїхати у відрядження для виконання роботи, обумовленої трудовим договором, може розглядатись як порушення трудової дисципліни.

«Варто зазначити, що ні постановою КМУ від 11.03.2020 р. №211 «Про запобігання поширенню на території України коронавірусу COVID-19», ні жодним законом чи підзаконним нормативним актом, постановою КМУ або указом Президента України, необхідність утриматись працівникам від відряджень як обов’язкова вимога не визначена», – розповідає юрист Адвокатського бюро «Ципін і партнери» Аліна Сколота.

Усі питання, пов’язані з направленням працівників у відрядження, підприємство повинно вирішувати у відповідності до внутрішнього нормативного документу – Положення про відрядження. Краще за все, коли таке положення відповідає Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Міністерства фінансів України 13.03.98 №59. Хоча дотримання цієї інструкції є обов’язковим лише для бюджетних підприємств, саме на її норми орієнтуються офіційні органи в конфліктних ситуаціях.

Читайте також: «Це не працівник, а стажер» – неоформлене стажування теж карається штрафом

Які витрати має компенсувати роботодавець під час відрядження закордон

Згідно із статтею 21 КЗпП, власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа повинні забезпечувати працівникам умови праці, необхідні для виконання роботи.

У статті 121 КЗпП вказується, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Зокрема, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. За відрядженими працівниками зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Як оформляється закордонне відрядження

Направлення працівника підприємства у відрядження керівник цього підприємства оформлює наказом (розпорядженням), у якому, зокрема, зазначаються мета виїзду, пункт призначення, дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження. Обов’язковими реквізитами наказу є також дата, місце складання та підписи, адже усі суми щодо відрядження (середній заробіток, добові, витрати на проїзд та проживання) будуть рахуватися згідно з наказом.

Розмір добових, що виплачують працівнику під час перебування у відрядженні, підприємства зазвичай вказують у Положенні про відрядження. Граничний розмір добових, що не оподатковується податком на доходи фізичних осіб, зазначено в пп.170.9.1Податкового кодексу України. Частіше за все підприємства наводять його в Положенні про відрядження. Ця сума становить 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ в розрахунку за кожний такий день.

Видача авансу на закордонне відрядження

Отже, підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження – авансом. У своєму листі №31-07250-06-29/12181 від 21.05.2014 Міністерство фінансів вказує, що відряджений за кордон працівник повинен забезпечуватися авансом відповідно до наведених в кошторисі витратами: в гривнях – для здійснення видатків за час проїзду по території України і в іноземній валюті – для здійснення необхідних витрат за кордоном.

Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Якщо у підприємства немає валютного рахунка, то його необхідно відкрити, керуючись при цьому Інструкцією про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків – резидентів і нерезидентів, затвердженою постановою НБУ №492, і придбати валюту на міжбанківському валютному ринку.

Дотримання правил оформлення закордонного відрядження убезпечить підприємство від зайвих проблем з офіційними органами, а працівникові буде надано можливість результативно працювати, не відволікаючись на організаційні питання.

Читайте також: Все про роботу керівників: матеріальна відповідальність, несумісна діяльність та підстави для звільнення