Как правильно хранить электронные документы?

В Минцифры рассказали о требованиях к хранению электронных документов

Документы имеют два вида архивного хранения: постоянное и длительное — 10 лет и временное хранение — до 10 лет.

Так, к первой группе относятся уставы, штатные расписания, учредительные документы и личные дела, которые стоит иметь и в бумажной форме. Если вы подписали их в электронной форме, используйте формат данных PDF/A-1 (.pdf), который обезопасит вас и ваших контрагентов от случайного редактирования документа. А вот документы второй группы достаточно хранить только в электронной форме.

К ним относятся:

Командировочные документы (программы, технические задания, доклады, справки): зарубежные или научные в пределах Украины – 10 лет; в пределах Украины — 3 года.
Данные о документообороте на предприятии — 5 лет.
Кредитные договоры, поручительства, залога, гарантии, перевод долга-5 лет.
Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие выполнение хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, ордера) — 3 года.
Налоговые накладные и учетные регистры — 3 года.

После истечения сроков хранения документы подлежат уничтожению.

Автор:

Поделитесь полезной информацией с друзьями: